Erklärung zu Datensicherheit und Datenschutz Stand November 2012
Die salesdoc Fiedler & Limpert GbR stellt seinen Kunden eine webbasierende Software zur eigenen Datenverarbeitung zur Verfügung. Zu erreichen ist diese Software über einen separaten und für jeden Kunden eigens angelegten Zugang (Internetadresse).
Die Sicherheit der Daten und der Schutz unserer Kunden hat die höchste Priorität und unterliegt den höchsten Sicherheitsstandards. Das Selbstbestimmungsrecht beim Umgang mit den Daten der Kunden und Nutzer von salesdoc bleibt gewahrt. Selbstverständlich beachten wir die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telemediengesetzes (TMG), des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen und tragen gegenüber unseren Kunden Sorge für die Einhaltung derer. Die salesdoc GbR unterliegt der Datenschutzaufsicht des Landes Hessen vertreten durch den Landesschutzbeauftragten mit Sitz im Gustav-Stresemann-Ring 1 in 65189 Wiesbaden.
1. Datenzugang
Die Daten des Kunden werden durch die salesdoc GbR bei Interesse von dessen bestehenden Systemen migriert bzw. durch den Kunden selbst angelegt und aktualisiert. Die Entscheidung über Art und Umfang der Daten liegt allein beim Kunden. Der Kunde behält das alleinige Recht die Daten jederzeit teilweise oder komplett von den Systemen von salesdoc zu löschen.
Der Zugang zu den Daten erfolgt über eine für jeden einzelnen Kunden personalisierte Internetadresse sowie von ihm selbst angelegte Benutzernamen und Passwörter. Der Kunde erhält von uns die Empfehlung die Zugangsdaten sensibel zu behandeln und für deren Schutz selbst Sorge zu tragen. Für die Sicherheit der eigenen Hard- und Software ist der Kunde selbst verantwortlich.
2. Datenverarbeitung
Firmen- und Personenbezogene Daten des Auftraggebers werden ausschließlich in Serverfarmen in Deutschland gehostet. Jeder Kunde bekommt eine isolierte Umgebung in der nur seine Daten zur Verfügung stehen. Die Systeme der salesdoc GbR sind vom Sicherheitskonzept als isoliert zu betrachten, da weder Hard- noch Software-Ressourcen der einzelnen Kunden geteilt werden. Unsere Systeme werden ausschließlich in zertifizierten Tier III bzw. ISO 27001 Rechenzentren betrieben. salesdoc überwacht, administriert und verwaltet die Systeme im Rahmen der Auftragsstellung.
Weder Angestellte der salesdoc GbR noch Dritte erhalten ohne die ausdrückliche Freigabe des Kunden Zugriff auf Daten, die auf den Systemen der salesdoc GbR gespeichert sind. Die Daten werden von salesdoc ausschließlich zum Zweck der elektronischen Verarbeitung gemäß Auftragsstellung für den jeweiligen Kunden und dessen durch ihn Bevollmächtigte bereitgehalten.
In Verbindung mit Ihrem Zugriff werden auf unseren Servern Daten für Sicherungszwecke gespeichert, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen (z.B. Browserkennung, Datum, Uhrzeit und betrachtete Seiten). IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert.
Darüber hinaus speichert salesdoc sogenannte ‘Session-Cookies’, d.h. kleine Dateien im Speicher des Rechners des Benutzers , um das Sitzungs-Konzept der zu unterstützen und zu einem schnelleren Aufbau von Webseiten beizutragen. Es handelt sich dabei nur um so genannte temporäre Dateien, die automatisch wieder gelöscht werden, nachdem der Benutzer die aktuelle salesdoc-Sitzung beendet hat. Bei den meisten Browsern kann eingestellt werden, wie mit den Cookies umgegangen werden soll (bspw. können vorhandene Cookies gelöscht werden). In keinem Fall erhält eine dritte Partei die Möglichkeit, über die Internet-Seiten von salesdoc Cookies bei den Kunden zu hinterlegen. Eine Weitergabe der Kundendaten durch die salesdoc GbR erfolgt nicht, es sei denn der Kunde bestätigt dies ausdrücklich in schriftlicher Form bzw. beauftragt die Einrichtung eines Datenabgleiches mit Lieferanten bzw. Kunden als Automationsprozess. Bei Kündigung der Nutzung von salesdoc erhält der Kunde einen Link zum Löschen der eingetragenen Daten und Dokumente. Nach Betätigung dieses Links sind sämtliche gespeicherten Daten endgültig gelöscht.
3. Verschlüsselung
3.1. Verschlüsselung des Datentransfers
Der Datentransfer zwischen den Systemen des Kunden und salesdoc erfolgt verschlüsselt. Die salesdoc GbR verwendet hierfür den aktuellen Verschlüsselungsstandard SSL.
3.2. Verschlüsselung der Datenspeicherung
Salesdoc betreibt ein mehrstufiges Sicherheitskonzept. Zum Einen werden die Daten in einer gesicherten Kommunikation ausgetauscht zum anderen sind die bereitgestellten Systeme in sich mehrfach gegen Fremdzugriff geschützt. Durch die Tier III Zertifizierung der Rechenzentren werden grundlegende Sicherheitsbestimmungen für den Zugang an die Systeme geregelt. Überdies hinaus sind alle Systeme mit sogenannten Firewalls pro Kunde abgesichert. Alle Systeme sind in sich geschlossen und isoliert. Je Kunde werden die Daten auf separaten technologischen Einheiten vorgehalten, welche zusätzlich im verschlüsselten Zustand betrieben werden. Dadurch wird der direkte Zugriff auf die Daten direkt oder indirekt durch Dritte verhindert.
Die von salesdoc betriebenen Systeme werden an Hochverfügbarkeitsknotenpunkten betrieben. Die Rechenzentren selbst (Berlin / Karlsruhe) werden betrieben durch ein Tochterunternehmen der Deutschen Telekom und unterliegen der ISO 27001 Zertifizierung.
4. Durchsetzung und Einhaltung dieser Erklärung zu Datensicherheit und Datenschutz
Die salesdoc Fiedler & Limpert GbR versichert, den in dieser Erklärung zu Datensicherheit und Datenschutz vorgegebenen Standard einzuhalten und auch künftig ständig an einer Verbesserung von Datensicherheit und Datenschutz im Interesse der Kunden zu arbeiten.
5. Änderung der Erklärung zu Datensicherheit und Datenschutz
Mit Rücksicht auf den Umstand, dass sich die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu Datensicherheit und Datenschutz in Zukunft jederzeit ändern können, kann sich auch eine Notwendigkeit zur Änderung dieser Erklärung zu Datensicherheit und Datenschutz ergeben.
Die jeweils aktuelle Fassung der Erklärung zu Datensicherheit und Datenschutz kann auf der Homepage von salesdoc unter dem Link http://www.salesdoc.de eingesehen werden. Dem Kunden wird empfohlen, diese Erklärung zu Datensicherheit und Datenschutz unter dem angegebenen Link regelmäßig durchzusehen, um sich über Änderungen und Modifikationen informiert zu halten.
Allgemeine Nutzungs- und Geschäftsbedingungen der salesdoc Fiedler & Limpert GbR Stand Juli 2012
Mit der Auftragserteilung für salesdoc erklären Sie sich mit diesen Allgemeinen Nutzungs- und Geschäftsbedingungen und den Datenschutzerklärungen einverstanden. Dies bestätigen Sie mit Ihrem Einverständnis auf der Nutzungsvereinbarung/ Auftragsformular. Über Änderungen werden Kunden rechtzeitig vor Inkrafttreten informiert und können Gebrauch von ihrer 14-tägigen Einspruchsfrist machen. Nach Ablauf dieser Frist gelten die geänderten Bedingungen als akzeptiert und angenommen und regeln künftig das Vertragsverhältnis zwischen Kunde und salesdoc.
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Nutzungs- und Geschäftsbedingungen gelten für die kostenpflichtige Nutzung der Internetsoftware salesdoc. Die salesdoc GbR erbringt alle Leistungen ausschließlich auf Grundlage dieser Nutzungs- und Geschäftsbedingungen. Von diesen Geschäftsbedingungen insgesamt oder teilweise abweichende AGB des Kunden erkennen wir nicht an, es sei denn, wir haben diesen ausdrücklich schriftlich zugestimmt.
Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nicht übertragen. Eine Abtretung von Ansprüchen wird ausgeschlossen.
2. Vertragsgegenstand
salesdoc stellt seinen Kunden eine webbasierende Plattform zur Verfügung, die als eine Unternehmenslösung für zum Beispiel Kundendatenbank, Reportingtool, Informationsplattform, für das Auftrags- und Rechnungswesen, für das Newsletterhandling sowie für die Leadgenerierung auf mobilen Endgeräten genutzt werden kann. Der Zugang erfolgt mit einem vom Kunden persönlich angelegten Benutzernamen und Passwort, die salesdoc nicht bekannt sind. Die gesamte Datenspeicherung und Datenkommunikation erfolgt über externe Server im Dienste von salesdoc. Die Leistungspakete von salesdoc sowie deren detaillierte Beschreibungen entnehmen Sie der aktuell gültigen Preisliste.
3. Vertragsabschluß
Der Vertrag zwischen salesdoc und dem Kunden beginnt mit dem auf der unterschriebenen Nutzungsvereinbarung/ dem Auftragsformular vereinbarten Datum. Mit Annahme von salesdoc kommt der Vertrag zustande. Der Kunde erhält die für seinen Zugang notwendigen Serverdaten sowie eine Internetadresse.
Für den Vertrag sind neben den auf den Web-Seiten von salesdoc vorgesehenen Erklärungen die jeweils gültigen AGB, die jeweils gültige Preisliste, die jeweils gültige Datenschutzerklärung und ggf. produkt- und leistungsspezifische Bestimmungen maßgeblich. Andere Bedingungen werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn salesdoc nicht ausdrücklich widerspricht. Der Kunde erkennt diese AGB für die Nutzung der beschriebenen Leistungen von salesdoc ausdrücklich an.
Der Kunde verpflichtet sich, keine rechtswidrigen Inhalte auf den Systemen von salesdoc einzustellen oder Dritten beispielsweise durch Foren, Chatrooms, Email oder Spam zugänglich zu machen. Zuwiderhandlungen gegen die vertragsgegenständlichen Nutzungsbeschränkungen berechtigen salesdoc zum Ergreifen angemessener Abhilfemaßnahmen bis hin zur einseitigen Leistungseinstellung. Der Kunde wird in diesem Falle unverzüglich über Art, Dauer und Umfang der Sperrung informiert.
Der Kunde darf an Leistungskomponenten angebrachte Urheberrechts- bzw. sonstige Eigentümerrechtsvermerke, Logos, Marken etc. nicht verändern oder entfernen oder durch Dritte verändern oder entfernen lassen.
4. Verantwortung des Kunden
Der Kunde sowie die durch ihn benannten Zugangsberechtigten sind verpflichtet ihre Zugangsdaten sorgfältig und sicher aufzubewahren. Dem Kunden wird empfohlen sein verwendetes Passwort regelmäßig zu ändern.
Soweit der Kunde schuldhaft eine der vorstehenden Bestimmungen verletzt, sind ihm Ersatzansprüche gleich welchen Rechtsgrundes gegen salesdoc - soweit gesetzlich zulässig - ausgeschlossen, und er hat die salesdoc entstandenen Schäden zu ersetzen.
Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der durch den Kunden eingegebenen Daten beeinflussen den Wert der vertragsgegenständlichen Leistungen. Kunden löschen, verändern und verbergen Daten auf eigene Gefahr. salesdoc ist von Ersatzansprüchen Dritter, die trotz kundenseitigen Löschens, Veränderns oder Verbergens auf die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Daten und Informationen vertraut haben, frei- gestellt.
5. Nutzungsbedingungen für mobile Endgeräte
Die salesdoc GbR stellt seinen Kunden mobile Endgeräte gegen ein Nutzungsentgelt zur Nutzung der salesdoc-Plattform zur Verfügung. Die Endgeräte sind Eigentum der salesdoc GbR.
Die Geräte befinden sich in einem technisch einwandfreiem und funktionsfähigem Zustand und sind für die Nutzung der salesdoc-Plattform geeignet. Der Kunde hat kein Recht auf Neugeräte zu bestehen. Etwaige Beschädigungen sind in einem Übergabeinformationsschreiben aufgelistet, das dem Kunden bei der Übergabe ausgehändigt wird. Das Gerät ist nach dem Erhalt umgehend durch den Kunden zu prüfen und nicht aufgeführte Beschädigungen an die Abteilung Support (support@salesdoc.de) zu übermitteln. Für Schäden, die während dem Nutzungszeitraum beim Kunden entstehen, kann durch salesdoc eine Selbstbeteiligung (je nach Umfang des Schadens) bis zu einer Höhe von 200,00€ erhoben werden. Im Verlustfall durch z.B. Diebstahl ist der Kunde verpflichtet dieses umgehend an die salesdoc GbR zu übermitteln. salesdoc wird gemeinsam mit dem Kunden die notwendigen Schritte für den Schutz der Daten und die Abwehr des Zugriffs durch Unbefugte einleiten. Des weiteren behält sich die salesdoc GbR das Recht vor dem Kunden einen Pauschalbetrag in Höhe von 500,00€ für die Wiederbeschaffung des Gerätes in Rechnung zu stellen.
Für die Weitergabe der Endgeräte an Dritte ist der Kunde selbst verantwortlich. Er hat dafür Sorge zu tragen, das Dritte in die Nutzung und den Umgang mit dem Endgerät ordnungsgemäß eingewiesen werden und auf die sachdienliche Nutzung hingewiesen wird. Die Endgeräte sind ausschließlich für Nutzung der Plattform salesdoc bestimmt. Für eine etwaige Zweckentfremdung haftet salesdoc nicht.
Das Nutzungsentgelt für die Endgeräte wird mit der unterzeichneten Nutzungsvereinbarung durch den Kunden akzeptiert. salesdoc erstellt hierfür eine Rechnung.
Die Rücksendung der Endgeräte erfolgt an folgende Anschrift:
salesdoc GbR
Zeilweg 44
60439 Frankfurt am Main
Der Kunde ist verpflichtet die Endgeräte in einem einwandfreien und funktionsfähigem Zustand sowie mit dem ausgehändigten Zubehör und der Rücksendeinformation an salesdoc zu übersenden. Der Kunde haftet für die ordnungsgemäße Rückgabe der Endgeräte. salesdoc wird diese nach Eingang prüfen und den Erhalt schriftlich bestätigen.
6. Lieferung / Zahlung
Termine bedürfen zu ihrer Verbindlichkeit der schriftlichen Zusage von salesdoc. Andernfalls dienen Terminangaben lediglich als unverbindliche Planangaben. Leistungsstörungen aufgrund höherer Gewalt hat salesdoc nicht zu vertreten. Ist salesdoc in der Vertragsdurchführung unverschuldet behindert, gelten Liefer- und Leistungsfristen um die Dauer der Behinderung und um eine angemessene Anlaufzeit nach Ende der Verhinderung als verlängert. salesdoc wird dem Kunden die Behinderung schriftlich mitteilen.
Einmalig und wiederkehrende Zahlungspflichten der Kunden werden ab Vertragsbeginn für die Vertragsdauer des jeweiligen Zahlungszeitraumes im Voraus sofort fällig, soweit salesdoc nicht in der Nutzungsvereinbarung/ Auftragsbestätigung ausdrücklich eine spätere Fälligkeit bestimmt.
Die Leistungsentgelte werden nach Rechnungsstellung innerhalb von 14 Tagen fällig. Eine Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig titulierten Forderungen zulässig. salesdoc behält sich für den Fall des Zahlungsverzuges die Sperrung des Serverzugangs vor. Die Nutzungsentgelte werden monatlich im Voraus berechnet und sind sofort nach der Auftragserfüllung fällig. salesdoc erstellt hierfür monatliche Rechnungen.
7. Preise / Preisänderung
Für die von salesdoc erbrachten Leistungen werden die der zum Zeitpunkt des Auftrags gültigen Preisliste entsprechenden Preise berechnet. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer (Stand 2012 – 19%).
salesdoc ist berechtigt, die Preise jederzeit nach schriftlicher Vorankündigung mit einer Frist von 6 Wochen zu ändern, so dass der Kunde das Vertragsverhältnis unter Einhaltung der vertraglich geregelten Kündigungsfrist und vor Geltung der neuen Preise beenden kann.
8. Laufzeit / Kündigung
Das Vertragsverhältnis wird für die Laufzeit von einem Monat geschlossen. Abweichend vereinbarte Vertragslaufzeiten bedürfen der Schriftform. Das Vertragsverhältnis verlängert sich automatisch um den vereinarten vertraglichen Zeitraum , wenn nicht eine Vertragspartei wirksam die ordentliche Kündigung erklärt. Eine ordentliche Kündigung ist bei einer monatlichen Laufzeit zwei Wochen vor Ablauf des Vertrages möglich.
Beide Vertragsparteien sind zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund, insbesondere im Falle einer wesentlichen Vertragsverletzung, berechtigt. Der Kunde hat das Recht zu einer fristlosen Kündigung bei einer wesentlichen Vertragsverletzung durch salesdoc, wenn diese Verletzung schriftlich unter Angabe sachdienlicher Hinweise bei salesdoc angezeigt wurde und nicht binnen drei Kalendertagen beseitigt wird. Kündigt der Kunde berechtigterweise fristlos, erstattet ihm salesdoc den bereits vorab entrichteten Betrag anteilig auf den Zeitpunkt der Wirksamkeit der Kündigung berechnet zurück. Kündigt salesdoc berechtigterweise fristlos, steht dem Kunden kein anteiliger Rückvergütungsanspruch zu.
Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
9. Datensicherheit / Einwilligung in die Datenverarbeitung
salesdoc unterliegt den datenschutzrechtlichen Bestimmungen Deutschlands. salesdoc ist aufgrund dieser Bestimmungen sowie des Vertrages zum Schutz der Daten des Kunden verpflichtet. salesdoc trifft alle nach den derzeit üblichen Standards erforderlichen organisatorischen und technischen Vorkehrungen, um den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, insbesondere die Daten des Kunden gegen unbefugten Zugriff Dritter zu sichern.
Die Übertragung der gespeicherten Daten über das World Wide Web vom Server salesdoc zum Rechner des Nutzers und umgekehrt erfolgt über den Verschlüsselungsstandard SSL. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert. salesdoc ist berechtigt, die eingesetzte Verschlüsselungstechnik nach dem Stand der technischen Entwicklung in angemessenem Umfang weiter zu entwickeln.
Der Kunde erklärt ausdrücklich seine Einwilligung in die Verarbeitung seiner Daten durch salesdoc nach Maßgabe einer gesonderten Datenschutzerklärung. Diese wird Bestandteil der Vertragsbeziehung.
10. Gewährleistung / Haftung
salesdoc sichert die Leistungserbringung im Rahmen der Bestimmungen der Ziffer 1 und sagt dem Kunden zu, dass ihren Leistungen keine Rechte Dritter entgegenstehen. salesdoc übernimmt hingegen ausdrücklich keine Gewähr für die Verfügbarkeit der Internetseiten für jeden vom Kunden gewünschten Zugriffszeitpunkt.
Im Falle einer vertragswidrigen Nutzung von salesdoc durch den Kunden entfällt jegliche Haftung oder Gewährleistung durch salesdoc.
salesdoc leistet jedoch Gewähr, indem sie die Ursachen des vom Kunden sachdienlich angezeigten Mangels umgehend zu beseitigen versucht und dem Kunden ggf. Hinweise gibt, wie Fehlfunktionen zukünftig vermieden werden können. salesdoc ist zu zwei Nachbesserungsversuchen innerhalb von 3 Kalendertagen seit Meldung des Mangels berechtigt. Schlägt auch der zweite Versuch der Mängelbeseitigung fehl, ist der Kunde zur fristlosen und schriftlich zu erklärenden Kündigung berechtigt. Andere Gewährleistungsrechte sind ausgeschlossen.
salesdoc haftet nicht für Schäden, die durch eine von salesdoc stammende Software verursacht werden. Mit der Nutzung der Software auf seiner Hardware erkennt der Kunde diesen Haftungsausschluß an.
Eine verschuldensunabhängige Haftung ist ebenso wie eine Haftung für durch leichte Fahrlässigkeit entstandene Schäden bei Kunden ausgeschlossen. Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass salesdoc keine Haftung für Schäden übernimmt, die bei Kunden oder Dritten daraus entstehen, dass infolge technischer Probleme (wie die Nichtverfügbarkeit des Internets oder schadhafter Computer) oder sonstiger von salesdoc nicht zu beeinflussender Ereignisse die Dienstleistung nicht oder nicht in der angebotenen Form rechtzeitig oder dauerhaft zur Verfügung steht. Die Haftung für entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen.
11. Urheberrecht
salesdoc behält sich alle Rechte, insbesondere das Urheberrecht, auf alle eingebrachten kreativen Elemente vor. Eine weitere Verwendung ist nur mit schriftlicher Genehmigung möglich. salesdoc ist berechtigt, an geeigneter Stelle auf dieses Urheberrecht aufmerksam zu machen. Dieser Vorbehalt gilt unabhängig von der Vertragsdauer. salesdoc behält sich das Recht vor, erbrachte Leistungen wie Weiterentwicklungen, auch wenn sie auf Kundenvorlagen beruhen, zu Präsentationszwecken zu verwenden und zu kommerziellen Zwecken anzubieten. Des weiteren behält sich salesdoc das Recht vor seine Kunden in einer Referenzliste zu benennen.
12. Haftungsbeschränkungen
salesdoc gewährleistet eine Erreichbarkeit seiner Server von 98,5% im Jahresmittel. Hiervon ausgenommen sind Zeiten, in denen der Server aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflußbereich von salesdoc liegen (höhere Gewalt, Verschulden Dritter etc.) nicht zu erreichen ist. salesdoc kann den Zugang zu den Leistungen beschränken, sofern die Sicherheit des Netzbetriebes, die Aufrechterhaltung der Netzintegrität, insbesondere die Vermeidung schwerwiegender Störungen des Netzes, der Software oder gespeicherter Daten dies erfordern. Solche Leistungsstörungen begründen keinen Minderungsanspruch.
In jedem Fall ist die Haftung von salesdoc, soweit nicht vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln vorliegt, auf den Auftragswert beschränkt.
13. Geheimhaltung, Datenschutz, Kundenschutz
salesdoc weist darauf hin, das die einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten werden und die gespeicherten Daten nur den dafür zuständigen Personen offenbart werden. Es gelten die aktuellen Datenschutzbestimmungen der auf der Internetseite von salesdoc (www.salesdoc.de) hinterlegten Datenschutzerklärung.
14. Erfüllungsort, Gerichtsstand
Erfüllungsort und Gerichtstand ist Frankfurt am Main. Es findet ausschließlich das deutsche Recht Anwendung.
15. Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so berührt das die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksamen Bestimmungen werden durch solche ersetzt, welche dem verfolgten Zweck am nähesten kommen. Für den Vertrag und alle Änderungen gilt das Schriftformerfordernis, auch für die Aufhebung dieses Erfordernisses.
16. Gesetze
Die in diesen AGB`s nicht aufgeführten Rechtmäßigkeiten sind im deutschen BGB und HGB verankert, zu deren Einhaltung wir uns verpflichtet sehen.
